Excel 在人事管理中的高效运用

作者:王志丹时间:2014-11-05 09:16:53  来源:  阅读次数:759次 ]

Excel 在人事管理中的高效运用

 

/王志丹

 

本文用具体的实例分析Excel在人员花名册中计算、取值达到匹配信息的效果等。阐述Excel在今后的人事管理工作中发展的趋势。

 

【关键词】Excel 表格 人事管理 应用

 

1 Excel概述

 

要使许多复杂问题变简单化就要用到Excel 提供的大量函数。例如:知道教师的身份证,需要从身份证中取出该老师的出生年月日,首先,我们要知道身份证有 18 位构成,第 7-10 位为出生年份(位),11-12 位为出生月份,13-14 位为出生日期,假如身份证号码在 列,把出生日期放在 列,此时,选中 列的第四行,在 F4 单元格编辑栏内输入公 式“=MID(E4,7,4)&"-"&MID(E4,11,2)&"-"&MID(E4,13,2)”,然后按回车键即可。

 

公式的含义:

 

MID(E4,7,4) 表示取年份,E4 表示从 E4单元格中取值,表示从 E4 单元格中的第 7位开始取,表示取 位数值,同样的道理,MID(E4,11,2) 表示取月份,从 E4 单元格中第11 位数开始取,取 位数值,MID(E4,13,2)表示取日期,从E4单元格中第13位开始取,取2位数值。年、月、日中间用“—”连接。接着上述的例子,我们在 列存放年龄,选中 列的第四行,在编辑栏内输入公式“=IF(MONTH(TODAY())>=MONTH(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4)-1)”,然后按回车键即可。

 

公式的含义:

 

TODAY()计算出系统当前的时间。MONTH(TODAY()) 返回当前月份数。YEAR(TODAY())返回当前年份数。公 式 可 以 简 化 为:=IF8>=9,2014-1964,2014-1964-1G4 中公式返回2014-1964-1=49

 

实例演示

 

统计面临退休的教师,按国家规定男职工满 60 周岁,女职工满 55 周岁当月办理退休手续。通过设置条件格式来提示人事处负责此项工作的办事人员在近 年的一个聘期中即将要退休的人员。

 

为“年龄”区域设置条件格式,首先选中单元格 J4,单击菜单栏“格式”选项,选择“条件格式”对话框,在对话框中“条件 1”选项框中选择“公式”,在其右边的公 式 框 中 输 入 公 式:“=OR(AND(B4=" ",G4>=57),AND(B4=" 女 ",G4>=52))”, 然 后在“条件为真时,待用格式如右图所示:”右侧的“格式”中选择“红色”字体,“浅蓝色”背景,单击“确定”,返回“条件格式”对话框。再单击“确定”,完成对单元格 G4 的设置,选中单元格G4,单击常用工具栏中的“格式刷”,向下拉花名册中的整列,即可完成格式的复制。同时,男职工大于 57 岁,女职工大于52岁的人员也就显示出来。

 

以上功能显示结果如图1所示。VLOOKUP 也是一个非常有用的函数,它的作用是 在表格或数值数组的第一列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。比如:两张表,sheet1 是人员花名册,有姓名、性别、出生日期等若干项:Sheet2 为岗位聘用情况表,要求在 sheet2中输入姓名后,根据sheet1 中的数据,自动生成性别和出生日期。Sheet2如下:

 

Sheet2表中C2单元格内输入公式:=VLOOKUP(B2,'H:\ 教职工花名册 \[ 在职人员.xls]sheet1'!$A$1:$F$391,2,0)Sheet2表中D2 单元格内输入公式:

 

=VLOOKUP(B2,'H:\ 教职工花名册 \[ 在职人员.xls]sheet1'!$A$1:$F$391,4,0)C2公式中的含义:

 

(1)B2:表示Sheet2中的B2单元格(用来和sheet1 中匹配对应的项目)

 

2)“H:\教职工花名册\[在职人员.xls]heet1'!”:表示 sheet1表的路径

 

3)“$A$1:$F$391”: 表 示 sheet1 表中的参照区域

 

42:表示从上述区域的第二列取数

 

50:表示精确匹配

 

注意:sheet1 表中的姓名列与 sheet2 表中的姓名列相匹配,sheet1 表中应该把姓名列放在该表中的首列。

 

 结束语

 

至此,我们对 Excel 在日常工作中有了更进一步的了解,但这只是办公自动化软件强大功能的冰山一角,我们将在工作中不断实践、研究,才能在工作中用得更广泛,从而提高工作效率。

 

参考文献

 

1]叶斌.人事统计工作ABC[J].人才资源开发 ,2008(12).

 

[2]杨小华.高校人事统计信息工作存在的问题及对策[J].辽宁工程技术大学学报社会科学版 ),2009,108-110.

 

作者单位

 

丽江师范高等专科学校 云南丽江 674100

 

1998论文网(www.lw1998.com),是一个专门从事期刊推广论文发表论文写作指导的机构。本站提供一体化论文发表解决方案:省级论文/国家级论文/核心论文/CN论文

投稿邮箱:lwww1998@126.com

客服Q Q:论文投稿82713016

联系电话:18602588568 蒋老师

广告推荐

文章评论

共有 0 位网友发表了评论

阅读排行

推荐文章

1998论文发表网联系我们

    论文发表 职称论文 毕业论文 客服联系方式:


    论文发表咨询QQ: 82713016


    论文发表投稿信箱: lwww1998@126.com


    论文发表咨询电话: 18602588568


    工作时间:上午9:00-下午9:00(节假日上班)

携程网酒店预定携程网首页彼岸苏安羽毛球拍选购艺龙网酒店预定新疆特产